domingo, 20 de julio de 2008

MODELOS GERENCIALES

MODELOS GERENCIALES

CALIDAD TOTAL

Modelo estratégico de origen Japonés, el cual promueve una gestión organizacional integral basada en la satisfacción del cliente, a partir de la creación de una cultura, una actitud, un consenso y un ambiente laboral en el que hombre y empresa construyen su propio desarrollo.

PRINCIPIOS REGULADORES
Conocimiento de las expectativas y demandas del cliente en producto, servicio, postventa y recompra.

Participación de todos los trabajadores.

Programa de Formación en Calidad.

Creación de Círculos de Calidad.

DEFINICIÓN DE MÉTODOS DE MEDICIÓN OPERACIÓN

n Creación de una filosofía, de una cultura y una vivencia de la calidad.
n Hacerlo bien desde la primera vez.
n Promover cero defectos y cero desperdicio.
n Establecer estándares en producto, servicio y procesos.
n Definir momentos para el aseguramiento y la certificación.

KAIZEN

Modelo administrativo que involucra las actividades de Planear, Hacer, Revisar y Actuar en todos los procesos de la vida individual y organizacional. Implica mantenimiento, mejoramiento continuo e innovación dentro de los lineamientos de la Calidad Total.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Calidad Total de implantación gradual y progresiva.
n Desarrollo y mantenimiento de una cultura de mejoramiento continuo.
n Proceso de mejoramiento gradual en la gente, en el trabajo y en la tecnología.
n Formación integral a todos los miembros de la organización

OPERACIÓN

n Establecer interdependencia entre la alta administración, la gerencia media y la base, en actividades de mantenimiento, mejoramiento e innovación.
n Promover calidad de vida.
n Promover círculos de calidad o de participación.
n Crear sistema de sugerencias con premios y reconocimiento
n Aplicar Kamban.

JUSTO A TIEMPO

Filosofía industrial de carácter operacional cuyo sistema de producción implica la eliminación de todo lo que implique desperdicio, desde el aprovisionamiento o acopio y las compras, hasta la distribución al cliente o consumidor final.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Eliminación del desperdicio en tiempo y en producción.
n Hacer las cosas bien desde la primera vez:
- Filosofía de Calidad en la Fuente.
- Reducción en el tiempo de alistamiento.
n Organización efectiva del Proceso de
Producción:
- Equilibrio, sincronización y flujo.

OPERACIÓN

n Diseñar sistemas efectivos de medición en procesos de producción y servicio.
n Diseñar sistemas para identificar problemas.
n Participación de todos los colaboradores.
n Utilizar poder de negociación con proveedores.

EMPODERAMIENTO

Potencialización o desarrollo de capacidades (Competencias) a través del desarrollo de la autonomía de gestión y del autoabastecimiento.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Aprendizaje en equipo.
n Formación permanente.
n Riesgo compartido.
n Permitir equivocarse.
n Espíritu empresarial.

MODO DE OPERACIÓN

n Creación de condiciones de autodependencia.
n Creación de grupos de alto rendimiento.
n Desconcentración de autoridad.
n Estructura organizacional aplanada.
n Valuación de cargos y evaluación del desempeño por competencias.

REINGENIERÍA

Revisión fundamental, y rediseño radical y rápido de procesos estratégicos de valor agregado y de todos aquellos sistemas de apoyo con el fin de alcanzar mejoras espectaculares en el rendimiento de costos, calidad, servicios, productividad (eficiencia + eficacia), y optimización de tareas.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Replanteamiento total del manejo de la empresa en sus procesos y estrategias.
n Comprensión e interiorización de la necesidad y beneficio del proceso.
n Análisis de necesidades de los clientes extenos e internos.
n Liderazgo de grupos orientadores y ejecutores del proceso por áreas de gestión.
n Acompañamiento a los actores del proceso de principio a fin.

B E N C H M A R K I N G”INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Proceso sistemático, estructurado, formal, analítico, organizado, continuo y a largo plazo, para evaluar, entender, diagnosticar, medir y comparar las prácticas comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, operaciones y funciones de las organizaciones.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Gestión gerencial de primer nivel.
n Soporte tecnológico.
n Identificación de organizaciones acreditadas y reconocidas por sus mejores prácticas.
n Evaluación de la posibilidad de transferencia de excelencia a la propia empresa u organización.

MODO DE OPERACIÓN

n Determinar a que se le aplica el Benchmarking.
n Definir los factores claves de éxito que serán evaluados.
n Identificar organizaciones con las mejores prácticas.
n Gestionar el Conocimiento.
n Formular el Plan y obtener compromiso.
n Ejecutar el Plan y evaluar resultados.

O U T S O U R C I N G”SUBCONTRATACIÓN – TERCERIZACIÓN - EXTERNALIZACIÓN

Proceso planificado de transferencia de actividades para que éstas sean realizadas por terceros. Opera a través de la asociación entre una compañía principal y un tercero, a quien se le delega procesos que no generan valor agregado.

PRINCIPIOS REGULADORES

n Identificación esencial del negocio en que se está.
n Dedicación exclusiva al desarrollo del negocio.
n Costeo de la producción de bienes y servicios.
n Identificación de procesos que no generan valor agregado.
n Mantenimiento de ventajas comparativas y competitivas.

MODO DE OPERACIÓN

n Análisis exhaustivo del capital humano.
n Análisis exhaustivo de factores o procesos que no generan valor agregado.
n Conformar equipo de “Outsourcing”.
n Planear estratégicamente el proyecto.
n Presentar hallazgos y propuestas de “outsourcing”.
n Seleccionar proveedores “outsourcers”
n Contratación y transferencia de procesos.
n Control y seguimiento.

SERVUCCIÓNPRODUCCIÓN DE SERVICIOS

Es el proceso a partir del cual una persona u organización dispone, organiza y realiza acciones tendientes a satisfacer las necesidades de la gente y de las empresas.

MODO DE OPERACION

n Un SERVICIO representado en una INFORMACIÓN.
n Un SERVICIO representado en una INFORMACIÓN y en PRODUCTO.
n Participación de múltiples PRESTATARIOS múltiples SERVICIOS y múltiples PRODUCTOS.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
APLICACION
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Conformación Del Manual

A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento.

C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.

F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
I)PROCEDIMIENTO
(descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.

B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:

ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES
El propósito fundamental de este manual es el de instruir a los miembros que la componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
Cada una de sus funciones y actividades deben estar proyectadas y al mismo tiempo integradas y relacionadas de tal manera que todo el sistema lleve, sino a alcanzar, al menos a avanzar progresivamente hacia el resultado buscado.
Esas funciones, propias de una administración tributaria, puede agruparse bajo cuatro sistemas principales, a saber:
Sistema Operativo: comprende las funciones de Fijación, Fiscalización y Recaudación de los tributos.-
Sistema Normativo: abarca las disposiciones legales y reglamentarias que rigen las actividades que se desarrollan en el Organismo.-
Sistema de Apoyo: incluye las funciones administrativas y de asesoramiento, registros de contribuyentes, procesamiento automático de datos y elaboración de estadísticas.-
Sistema de Coordinación, Dirección y Supervisión: necesarias para obtener el funcionamiento óptimo del órgano administrativo.-
Si se pretende que todo el proceso administrativo funcione correctamente, con la extensa y compleja gama de factores y circunstancias que lo integran, necesita imperiosamente que se lo someta a una revisión general.
Implica ello que también el Manual deba ser objeto de revisiones secuenciales por cuanto debe ser flexible a los cambios que se produzcan en la Organización, compilando los que se presenten en relación con el factor humano o descentralización material que surja.
Las enmiendas se efectuarán en hojas de recambio y serán comunicadas formalmente a las jefaturas de los Departamentos y al personal que se vea directamente involucrado por las modificaciones introducidas.

 


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